Conditions générales de services

La société CONSEILMED, S.A.S. au capital de 12 000 €, dont le siège social est situé 523 rue Paradis, 13008 Marseille, immatriculée au R.C.S. de MARSEILLE sous le n°909 274 839, est l'éditrice du site internet indemnisation.ai (ci-après « le Site »).

Dispositions générales

CONSEILMED agit en qualité de sous-traitant, au sens de l'article 28 du RGPD, pour le compte des Professionnels (médecins, avocats, etc.), responsables du traitement des Données personnelles, notamment des Données de Santé.

Les Données de Santé sont hébergées chez un prestataire certifié Hébergeur de Données de Santé (HDS) conformément à l'article L.1111-8 du Code de la santé publique : Free Pro, référence 2019/84203.11.

CONSEILMED met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires (chiffrement, traçabilité, contrôle d'accès, etc.).

En cas de violation de données, CONSEILMED en informe sans délai les responsables de traitement et les assiste dans leurs obligations de notification à la CNIL et aux personnes concernées.

La société CONSEILMED propose un abonnement mensuel à une plateforme sur laquelle ses Clients professionnels (médecins, avocats) et des victimes d'accident pourront s'échanger des données et des documents afin de constituer le dossier médical de la victime. Les services sont proposés en ligne sur le site internet indemnisation.ai et sur une application sous le nom Indemnisation.ai. CONSEILMED intervient en qualité de fournisseur de Software as a Service (SaaS), c'est-à-dire un fournisseur de technologies informatiques d'entreprise louées en ligne.

Les présentes Conditions Générales de Services (ci-après « C.G.S. ») sont applicables aux relations contractuelles existantes entre la société CONSEILMED et ses Clients afin de définir les droits et obligations de chacun. Elles constituent une partie intégrante du Contrat établi entre CONSEILMED et le Client et prévalent sur toutes autres dispositions contractuelles et commerciales quelles qu'elles soient, y compris celles figurant sur les documents commerciaux du Client, sous réserve de l'ordre de priorité défini à l'article « Définitions » et de la primauté du Contrat de sous-traitance RGPD en matière de protection des données à caractère personnel, l'acceptation des présentes par le Client emportant pour autant que de besoin renonciation à invoquer ses propres conditions générales si elles existent. En tout état de cause la passivité temporaire de CONSEILMED à se prévaloir de l'une quelconque des clauses des présentes CGS ne peut être interprétée par le Client comme valant renonciation par CONSEILMED à se prévaloir ultérieurement d'une quelconque desdites conditions. Sauf disposition expresse contraire, en cas de contrats successifs, la disposition contractuelle la plus récente annule la précédente lorsque ces deux dispositions sont contradictoires.

Les présentes conditions générales sont régulièrement mises à jour et disponibles sur le site internet de CONSEILMED.

Définitions

• ABONNEMENT : désigne le Prix correspondant à un ou plusieurs Services fournis par CONSEILMED pendant la durée du Contrat et faisant l'objet d'une facturation mensuelle.
• ADMINISTRATEUR : désigne l'Utilisateur désigné pour le Client et chargé spécifiquement de l'ouverture des comptes Utilisateurs et de la gestion des Identifiants.
• ANOMALIES : désigne tout dysfonctionnement dégradant ou paralysant l'exploitation des Services ou une ou plusieurs de leurs fonctionnalités.
• SOFTWARE : désigne un ensemble complet de programmes informatiques, conçus pour être fournis à plusieurs utilisateurs en vue d'une même application ou d'une même fonction et dont CONSEILMED est l'auteur. Les programmes de CONSEILMED ayant été conçus et développés pour le marché français, elles ne peuvent être recommandées en l'état que pour des entreprises françaises situées en France métropolitaine et DOM-TOM.
• BON DE COMMANDE : désigne la Proposition commerciale dûment acceptée par le Client.
• CLIENT : désigne la personne physique ou morale acceptant la Proposition commerciale.
• CODE D'ACCÈS : désigne les codes d'accès aux Services en ligne créés par le Client.
• COMPTE : désigne le compte permettant au Client de bénéficier des Services en ligne.
• COMPTE UTILISATEUR : désigne le compte ouvert par un Utilisateur à la demande du Client.
• CONTRAT : désigne l'ensemble contractuel constitué, par ordre de priorité décroissante, de la Proposition commerciale, du Mandat SEPA, des prérequis techniques, du Guide Utilisateur, du Contrat de sous-traitance RGPD (DPA) et des présentes Conditions Générales. Par exception à cet ordre, le Contrat de sous-traitance RGPD prévaut sur tout autre document pour ce qui concerne les traitements de données à caractère personnel réalisés par CONSEILMED pour le compte du Client.
• CORRECTION : désigne toute correction d'anomalie n'entraînant pas de modification substantielle des fonctionnalités des services mis à disposition par CONSEILMED dans le cadre de la maintenance.
• DONNÉES : désignent tous contenus, informations, documents et d'une manière générale toutes données du Client pouvant être consultées uniquement par les Utilisateurs.
• ÉVOLUTION : désigne toute nouvelle version des Applications comprenant une nouvelle fonctionnalité ou une adaptation règlementaire.
• GUIDE UTILISATEUR : désigne tout document décrivant le fonctionnement et les fonctionnalités des Services et comportant toutes ses indications d'utilisation.
• IDENTIFIANT : désigne les informations permettant à l'Application d'authentifier l'Administrateur ou un Utilisateur.
• MAINTENANCE : prestations de support et de Maintenance dite corrective sous réserve que les adaptations ou corrections ne rendent pas nécessaire la réécriture d'une partie substantielle des Applications existantes.
• PRESTATION : désigne tous services en ligne ou non, proposés et détaillés dans la Proposition commerciale.
• PROPOSITION COMMERCIALE : désigne l'offre commerciale de CONSEILMED mentionnant en détail les Services fournis par CONSEILMED et ses conditions financières précises.
• SAAS ou « Software as a Service » : désigne la mise à disposition des services en ligne par le biais d'un portail accessible via internet.
• SERVICES EN LIGNE : désignent les fonctions des Applications proposées en mode SaaS fournies par CONSEILMED dans le but de permettre l'utilisation par le Client d'une plateforme en ligne, c'est-à-dire par le biais d'un portail accessible via internet.
• TICKET D'INTERVENTION : désigne la consignation informatique de tout appel et/ou demande d'intervention du Client ainsi que toute intervention de CONSEILMED.
• UTILISATEUR : désigne toute personne désignée par le Client bénéficiant du droit de créer un compte rattaché à celui du Client avec ses propres identifiants et mot de passe.

Les définitions sont libellées avec une majuscule et s'entendent au singulier comme au pluriel.

Formation du contrat

CONSEILMED adresse au Client une Proposition commerciale établie sur la base et en fonction des informations fournies par le Client au sujet de son infrastructure Software et de l'ensemble des informations et besoins que le Client aura communiqués à CONSEILMED. CONSEILMED adresse par tout moyen une Proposition commerciale au Client détaillant les prestations proposées et le tarif applicable. Les conditions de la proposition sont valables 15 jours à compter de la date d'émission. Passé ce délai, CONSEILMED ne peut pas assurer que les conditions de sa proposition initiale puissent être maintenues. Toute Proposition commerciale est systématiquement adressée au Client avec les présentes C.G.S. et les prérequis techniques. L'acceptation de la Proposition commerciale se fait par écrit avec mention expresse et manuscrite du Client « Bon pour acceptation » ou bien par signature électronique selon un système conforme à la législation européenne et française applicable en matière de certification de signature électronique. L'acceptation de la Proposition Commerciale entraîne obligatoirement l'acceptation sans réserve des tarifs et des présentes C.G.S. La Proposition commerciale ainsi acceptée et signée par le Client entraîne la formation du Contrat entre les parties.

CONSEILMED se réserve toujours la possibilité de revoir ses conditions tarifaires sur acceptation du Client dans l'hypothèse où la Proposition Commerciale aurait été établie sur des informations insuffisantes ou erronées données par le Client. À défaut d'acceptation par le Client, CONSEILMED ne pourra pas voir sa responsabilité engagée en raison d'un dysfonctionnement des services proposés.

CONSEILMED se réserve la possibilité de refuser toute commande qui ne correspondrait pas à ses références ou qui ne pourrait pas être exécutée dans le cadre des spécifications demandées par le Client.

Services en ligne

Une fois que le Contrat entre en vigueur, CONSEILMED adresse au Client un lien hypertexte par courrier électronique l'invitant à créer son Compte en ligne et définir son Identifiant et son mot de passe lui permettant d'accéder aux services en ligne. Le Client s'engage à ce titre à respecter et se conformer au Guide Utilisateur dont il s'engage à prendre connaissance en ligne sur le Site internet de CONSEILMED. Les procédures de paramétrage et d'accès sont décrites dans le Guide Utilisateur et doivent être strictement respectées par le Client. Le Compte donne accès à l'ensemble des Services en ligne énoncés dans la Proposition commerciale selon les modalités ci-après. Le Client nomme un Administrateur, à savoir une personne qui va agir comme un Utilisateur principal de la plateforme. À sa demande, CONSEILMED adresse un lien hypertexte à charge pour lui de transférer aux Utilisateurs afin de leur permettre de créer un Compte Utilisateur et définir un identifiant et un mot de passe de connexion. Ce Compte Utilisateur est rattaché au Compte du Client pour leur permettre d'échanger sur leur affaire commune.

CONSEILMED ne sera en aucun cas responsable de l'Utilisation des Services en ligne par un tiers au moyen des Identifiants personnels des Utilisateurs du Client. En cas de perte ou de vol d'un mot de passe, seul l'Administrateur a la faculté de demander la réinitialisation de mot de passe.

CONSEILMED s'efforce d'assurer un taux de disponibilité optimal des Services en ligne et aux Données du Client. Toutefois le Client est averti des aléas techniques inhérents à internet et des interruptions d'accès qui peuvent en résulter. En conséquence CONSEILMED ne peut être tenue responsable des éventuelles indisponibilités ou ralentissements liés à la connexion internet.

Le Client est informé de possibles interruptions du service aux fins de Maintenance des Services en ligne et de l'infrastructure technique. CONSEILMED s'efforcera de minimiser les plages horaires consacrées à la Maintenance et d'en informer le Client par avance mais ne pourra être tenue responsable de l'impact éventuel sur la disponibilité, sur le fonctionnement effectif des Services en ligne ou sur les activités du Client.

SMS et emails adressés à l'Utilisateur

En créant son Compte, l'Utilisateur sollicite et donc autorise les acteurs de sa procédure d'indemnisation, via CONSEILMED, à lui envoyer des SMS et courriels de confirmation, d'annulation ou de rappel de rendez-vous ; d'information sur l'envoi de document ; d'information de rappels de renouvellement et tout type d'informations relatives à la constitution d'un dossier d'indemnisation via la plateforme indemnisation.ai.

Par ailleurs, l'Utilisateur reconnaît et consent à ce que tout acteur de la procédure, via indemnisation.ai, lui envoie des SMS ou des courriels concernant son organisation.

Ces SMS/courriels sont envoyés par CONSEILMED aux Clients ou aux Utilisateurs avec lesquels le Client a ouvert un dossier sur la plateforme indemnisation.ai. CONSEILMED décline toute responsabilité en cas de non-réception d'un SMS ou d'un courriel pour des raisons techniques indépendantes de sa volonté.

L'Utilisateur peut s'opposer à l'envoi de SMS/courriels. Pour cela, il doit en faire la demande auprès du professionnel avec lequel il a ouvert un dossier. Les acteurs de sa procédure d'indemnisation sont seuls responsables de désactiver l'envoi de SMS/courriel si le client s'y oppose.

CONSEILMED et les acteurs de sa procédure d'indemnisation déclinent toute responsabilité en cas d'erreur dans la saisie des coordonnées par l'Utilisateur rendant impossible l'envoi de tout SMS ou de tout courriel nécessaire au bon fonctionnement et à la bonne administration du Service.

Maintenance — hot line

CONSEILMED apporte au Client pendant toute la durée du Contrat un service de Maintenance à des fins strictement correctives. Tout Administrateur peut signaler à CONSEILMED toute anomalie. Il doit lui décrire avec précision les circonstances de l'Anomalie.

CONSEILMED SAS s'engage à prendre en compte les signalements émis par le Client du lundi au vendredi de 9h00 à 12h30 et de 14h00 à 18h, hors jours fériés. Le Client dispose à cet effet d'une adresse mail de contact : support@indemnisation.com. Ne constituent pas des Anomalies les éventuels problèmes de mise en œuvre des instructions du Guide Utilisateur par les Utilisateurs. En cas d'Anomalies, sauf dans les cas pour lesquels sa responsabilité ne saurait être engagée et en dehors des périodes d'indisponibilité liées aux interruptions de ligne et des heures non ouvrées, CONSEILMED s'engage à mettre en œuvre tous les moyens dont il dispose pour assurer la continuité des Services dans les meilleurs délais à compter du signalement effectué par le Client, les heures ouvrées s'entendant des heures d'accessibilité à l'assistance technique visée ci-dessus, le client autorisant expressément CONSEILMED à intervenir sur les Applications dès détection d'une anomalie. Le Client d'une part coopérera de façon loyale et honnête avec CONSEILMED et d'autre part se comportera de façon raisonnable et ce dans le but de permettre à CONSEILMED d'analyser et de corriger l'Anomalie dans les meilleures conditions. Le prix de cette maintenance est compris dans le tarif accepté dans la Proposition Commerciale.

CONSEILMED n'est pas responsable de la Maintenance dans les cas suivants : refus du Client de collaborer dans la résolution de l'Anomalie et notamment de répondre aux questions et demandes de renseignement, utilisation des Services de manière non conforme à leur destination ou au Guide Utilisateur, modification non autorisée des Services par le Client ou un tiers, manquement à ses obligations contractuelles ; implantation de toute application ou logiciel non compatible avec les Services ; défaillance des réseaux de communication électronique et électrique ; acte volontaire de malveillance, sabotage ; détérioration due à un cas de force majeure ou à une mauvaise utilisation des Services.

Tous les cas qui n'entreraient pas dans les services de maintenance pourront faire l'objet d'une proposition tarifaire pour l'intervention de CONSEILMED au Client.

Évolution technique des prestations proposées

CONSEILMED tiendra compte des remontées d'informations et attentes exprimées par les Utilisateurs et s'engage à mettre en œuvre les moyens dont elle dispose pour faire évoluer les Services en ligne et les Applications dont elle est l'auteur pour tenir compte de l'évolution des meilleurs standards techniques et des besoins du marché. CONSEILMED s'engage à maintenir les fonctionnalités et caractéristiques des Services. CONSEILMED n'est en aucun cas tenu de fournir dans le cadre de son obligation de maintenance la nouvelle version de ses Applications, qui feront alors l'objet d'une nouvelle Proposition commerciale auprès du Client.

Conditions financières

Les prestations sont proposées par CONSEILMED sous la forme d'un abonnement mensuel.

Les prix et les modalités de paiement figurent dans la Proposition commerciale de CONSEILMED. Les prix indiqués au Client s'entendent hors taxes, auxquels seront appliquées les taxes légales en vigueur le jour de la facturation. Sauf disposition contraire, toute facture doit être payée à l'adresse du siège social de CONSEILMED figurant sur la facture au plus tard 30 jours à compter de la date d'émission de la facture (sans être inférieur à 30 jours à compter de l'exécution de la prestation). Aucun escompte ne sera consenti en cas de paiement anticipé. Les Services correspondant à des prestations à exécution successive tels que la maintenance, la licence des droits d'utilisation des Applications et les services en ligne sont facturés sous la forme d'un Abonnement payable mensuellement et à terme à échoir. Les factures sont émises au fur et à mesure de la livraison des matériels et/ou de la fourniture des Services. Tout mois commencé est dû en entier. CONSEILMED peut exiger le paiement d'un acompte et suspendre l'exécution de ses obligations tant que ledit acompte demeure impayé.

Tout retard de paiement emportera de plein droit, sans aucune formalité, l'application d'un intérêt de retard égal à trois fois le taux d'intérêt légal en vigueur applicable sur le montant toutes taxes comprises ainsi qu'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros. Les intérêts dus pour une année entière porteront intérêts au même taux conformément à l'article 1343-2 du Code Civil.

Toute Prestation commandée et annulée moins de cinq jours avant la date prévue pour son exécution, est due à concurrence de la moitié de ce qui aurait été facturé si la Prestation avait été exécutée comme prévu.

Les modalités de paiement sont choisies par le Client lors de la signature de la Proposition commerciale, à savoir virement bancaire ou prélèvement SEPA.

Responsabilité

CONSEILMED est toujours soumis à une obligation de moyens, sa responsabilité ne pouvant être engagée que dans le cas où elle aurait manqué à ses obligations et causé un préjudice direct et certain au Client.

Chacune des Parties s'engage à conserver strictement confidentielles toutes les informations et données échangées, notamment les données de santé, dossiers, documents médicaux et informations personnelles.

Cette obligation subsiste pendant toute la durée du contrat et cinq (5) ans après sa cessation.

1. Exclusion de responsabilité

CONSEILMED ne pourra être tenue responsable en cas de mauvaise exécution ou d'inexécution (totale ou partielle) des obligations incombant au Client, d'une utilisation des services par le Client non conforme, lorsque le dommage résulte d'un virus informatique, d'une indisponibilité ou perturbation de la connexion internet du Client, du câblage ou du réseau de télécommunication de l'installation informatique Software du Client sur lesquels CONSEILMED n'intervient pas, en cas d'altération, de destruction ou de perte de Données du système d'exploitation ou contenues dans d'autres Logiciels. CONSEILMED se réserve, pour des raisons de maintenance, le droit de suspendre momentanément et sans préavis tout ou partie de l'accès à la version numérique de l'application et/ou aux Services, sans que l'indisponibilité en résultant n'ouvre droit à une quelconque indemnité au profit du Client.

2. Limitation de responsabilité

En cas d'exécution retardée et/ou d'inexécution partielle ou totale de la prestation par CONSEILMED, il est expressément convenu avec le Client que seul le préjudice direct, personnel et certain est indemnisable, à l'exclusion de tout dommage indirect, tel que notamment :

• la perte de chiffre d'affaires, la perte d'une chance de réaliser un bénéfice, le préjudice d'image, la perte d'une opportunité commerciale (business opportunity) ou tout préjudice similaire ;
• le prix d'achat, d'essai, d'implantation et de mise en marche de Logiciels alternatifs et/ou de Logiciels utilisés en remplacement et tous les Services additionnels fournis par des tiers dans ce cadre ;
• les coûts additionnels en matière de salaire du personnel salarié ou indépendant du Client ou de ses sous-traitants ;
• le coût de reprise, de reconstitution, d'installation et/ou de restauration de Données perdues ou corrompues ;
• les dépenses inutiles destinées à la préparation de l'installation, des tests et de la mise en marche des Applications ;
• la mise en cause par un tiers de la responsabilité du Client, d'un membre de son personnel salarié ou indépendant ou de toute personne dont le Client répond ;
• toutes amendes imposées par l'autorité dont le Client relève.

CONSEILMED n'est tenue de réparer le préjudice direct du Client qu'en cas de dol ou de faute lourde (sauf pour dol ou faute lourde d'un sous-traitant). Dans tous les cas de mise en cause de sa responsabilité, il est expressément convenu que le montant total des indemnités que CONSEILMED pourrait être amené à verser au Client pour quelque raison que ce soit est limité aux sommes effectivement perçues par CONSEILMED, au cours des 12 mois ayant précédé l'incident, en paiement des Services effectués en exécution du Contrat.

Durée — résiliation

Le Contrat est conclu pour la durée déterminée telle que définie dans la Proposition Commerciale. Il est renouvelé par tacite reconduction pour une ou plusieurs périodes d'une année successive, sauf pour l'une des parties de résilier unilatéralement par mail adressé à support@indemnisation.com au moins deux mois avant la date anniversaire du Contrat.

Sans qu'il y ait besoin d'aucune formalité, le contrat peut être résilié de plein droit, si bon semble à CONSEILMED, dans les cas suivants : non-respect de l'une de ses obligations souscrites par le Client et notamment le défaut de paiement d'une échéance ou de toute somme due au titre du Contrat ; modification de la situation juridique du Client sans l'accord de CONSEILMED pour le transfert du contrat (notamment cession de contrôle, cession de fonds de commerce, cessation d'activité, cession partielle ou totale de clientèle).

Dans l'hypothèse où l'un des cas visés ci-dessus venait à se réaliser, CONSEILMED se réserve le droit de suspendre l'exécution de tout ou partie de ses Services voire de résilier le présent Contrat sans préavis ni indemnité et sans préjudice des sommes que CONSEILMED pourrait demander au titre de Dommages et intérêts.

CONSEILMED adressera une lettre recommandée au Client lui notifiant la suspension du ou des Services voire la résiliation du Contrat. Celle-ci sera effective dans les 48 heures de la première présentation de ladite lettre recommandée. La suspension sera maintenue jusqu'au règlement de toutes sommes dues ou jusqu'à l'exécution parfaite de l'obligation contractuelle.

Toute cessation d'utilisation des Applications met fin à tous droits d'utilisation des Applications et à toute maintenance dans les conditions de préavis prévues à l'alinéa précédent.

En cas de cessation du Contrat pour quelque cause que ce soit, CONSEILMED s'engage à communiquer au Client ses Données stockées en mode hébergé en l'état à la date d'effet de la résiliation dans un format utilisé par les standards du marché.

À la fin du contrat, CONSEILMED s'engage à restituer au Client l'ensemble de ses données dans un format structuré, lisible et sécurisé, ou à les supprimer à la demande du Client.

Un certificat d'effacement pourra être fourni sur demande.

Cession

Le présent contrat est conclu en considération de la personne du Client qui ne pourra se substituer de tiers sans l'accord de CONSEILMED, notamment en cas de changement de contrôle du Client, de cession de titre ou de fonds de commerce, apport partiel d'actif, donation.

Force majeure

En cas de survenance d'un cas de force majeure, l'exécution des obligations dont la réalisation est devenue impossible est suspendue tant que dure cette impossibilité.

Est considéré comme un cas de force majeure tout événement échappant au contrôle du débiteur, raisonnablement imprévisible lors de la conclusion du contrat, dont les effets ne peuvent être évités par des mesures appropriées et qui empêche l'exécution de son obligation par le débiteur, conformément à l'article 1218 du Code civil.

Seront également considérés comme des cas de force majeure, sans que la partie qui n'est pas en mesure d'exécuter ses obligations n'ait à établir que l'événement en cause présente les caractères définis au paragraphe précédent, les événements suivants : incendies, tempêtes, inondations ; blocage des moyens de télécommunications et de la fourniture d'énergie ; destruction des matériels ; attaque, intrusion, virus et piratage informatique ; suppression ou interdiction, temporaire ou définitive, et pour quelque cause que ce soit, de l'accès au réseau internet ou aux moyens de télécommunications, dont la cause échappe au contrôle des parties ; réquisitions d'ordre législatif ou réglementaire restreignant la liberté d'action de CONSEILMED.

La partie empêchée d'exécuter doit avertir sans tarder l'autre partie de la survenance d'un tel cas par lettre recommandée avec accusé de réception en précisant sa nature et sa durée prévisible.

La même partie doit avertir sans tarder l'autre partie de la cessation de l'empêchement.

Si l'empêchement est définitif, ou si la durée de l'événement est supérieure à 30 jours, le Contrat pourra être résilié à l'initiative de l'une ou l'autre des parties par lettre recommandée avec accusé de réception. La résiliation ne pourra donner lieu à aucune indemnité.

Celui qui ne pourrait pas exécuter du fait de la survenance d'un tel cas ne sera pas tenu pour responsable. Aucune sanction contractuelle ne pourra être prononcée à son encontre ni sa responsabilité mise en jeu.

Litiges

Tous les différends provenant du présent contrat ou en rapport avec celui-ci, y compris toutes les questions concernant son existence, sa validité, ou sa résiliation, sont régis par la loi française et seront soumis au tribunal compétent du lieu du siège social de CONSEILMED.

RGPD

La collecte et le traitement des données personnelles sont encadrés par le Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée.

Lorsque CONSEILMED traite des données à caractère personnel pour le compte du Client, notamment des données de santé, elle agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD. Ces traitements sont régis par le Contrat de sous-traitance RGPD (DPA) en annexe, figurant en Annexe 1 des présentes, dont il fait partie intégrante et dont le Client reconnaît avoir reçu un exemplaire et pris connaissance avant la signature de la Proposition commerciale. Le DPA définit notamment l'objet, la durée, la nature et la finalité des traitements, les catégories de données et de personnes concernées, les mesures de sécurité, les conditions de recours à des sous-traitants ultérieurs, les modalités d'assistance, de notification des violations de données, d'audit ainsi que de restitution ou de suppression des données. Toute modification substantielle du DPA fait l'objet d'une information préalable du Client. En cas de contradiction entre le DPA et tout autre document contractuel sur ces sujets, le DPA prévaut.

Pour plus d'informations, consultez la Politique de confidentialité d'indemnisation.ai.

CONSEILMED a désigné un Délégué à la Protection des Données (DPO) : Margalith Bénech-Kopelianskis, experte RGPD. Le DPO est l'interlocuteur pour toute question relative à la protection des données et au respect du RGPD.

Annexe 1 aux conditions générales de services — Contrat de sous-traitance RGPD (DPA)

CONSEILMED — Site indemnisation.com, indemnisation.ai et la plateforme app.indemnisation.com

Au sens des présentes, tous les termes relatifs à la protection des données à caractère personnel utilisés dans le présent DPA doivent être interprétés conformément à la réglementation en vigueur applicable, et notamment au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (« RGPD ») ainsi qu'à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 dite « loi Informatique et Libertés ». Ils s'entendent, en tant que de besoin, au sens des définitions précisées sur le site, à défaut, telles qu'interprétées par la réglementation applicable et la pratique des autorités de contrôle compétentes.

Préambule et objet du Contrat de sous-traitance (DPA)

Dans le cadre de l'utilisation du site indemnisation.com et des services associés, le Client peut être amené à confier à CONSEILMED des traitements de données à caractère personnel réalisés pour son compte, notamment aux fins de réception, d'instruction, de gestion et de suivi de dossiers, de mise en relation avec des partenaires ou de mise à disposition d'outils numériques.

Le présent Contrat de sous-traitance relatif à la protection des données à caractère personnel (Data Processing Agreement – DPA) a pour objet d'encadrer ces traitements, conformément aux exigences du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD).

Dans ce cadre :

• le Client agit en qualité de responsable de traitement, en ce qu'il détermine les finalités et les moyens des traitements mis en œuvre ;
• CONSEILMED agit en qualité de sous-traitant, au sens de l'article 28 du RGPD, et traite les données uniquement pour le compte du Client et sur instruction documentée de celui-ci.

Le présent DPA a notamment pour finalité :

• de définir les conditions dans lesquelles CONSEILMED traite les données à caractère personnel pour le compte du Client ;
• de préciser les obligations respectives des parties conformément à la réglementation applicable ;
• d'encadrer les flux de données, y compris lorsqu'ils portent sur des données sensibles ou, le cas échéant, des données de santé ;
• de formaliser les engagements en matière d'instructions, de confidentialité, de sécurité, d'assistance, de gestion des incidents, de sous-traitance ultérieure et de réversibilité ;
• de contribuer à la démonstration de la conformité au titre du principe d'accountability.

Le présent DPA fait partie intégrante du dispositif contractuel applicable entre les parties (contrat spécifique ou CGS). En cas de contradiction avec toute autre stipulation relative à la protection des données à caractère personnel, il prévaut pour les traitements réalisés par CONSEILMED en qualité de sous-traitant.

Cadre juridique

Le présent DPA est établi conformément :

• au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), notamment son article 28 ;
• à la loi Informatique et Libertés modifiée ;
• aux recommandations de la CNIL et du Comité européen de la protection des données ;
• aux clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ;
• ainsi qu'à toute réglementation applicable aux traitements réalisés dans le cadre des services.

Article 1. Objet

Le présent DPA a pour objet de définir les conditions dans lesquelles CONSEILMED est autorisée à traiter, pour le compte du Client, les données à caractère personnel nécessaires à l'exécution des services confiés.

Article 2. Description des traitements confiés

CONSEILMED est autorisée à traiter pour le compte du Client les seules données à caractère personnel nécessaires à la fourniture des services objet du contrat principal.

2.1. Nature des opérations

Les opérations susceptibles d'être réalisées comprennent notamment : collecte, enregistrement, organisation, structuration, consultation, conservation, hébergement, transmission, mise à disposition, suppression, restitution et, le cas échéant, anonymisation ou archivage technique.

2.2. Finalités

Les traitements peuvent notamment avoir pour finalités :

• la réception et la gestion des demandes adressées au Client ;
• l'instruction et le suivi de dossiers ;
• la centralisation, l'organisation et la conservation des informations nécessaires au traitement des demandes et des informations ;
• la mise en relation avec des intervenants ou partenaires désignés par le Client ;
• la mise à disposition d'outils techniques permettant au Client de gérer ses activités.

2.3. Catégories de données

Les données traitées peuvent notamment inclure :

• des données d'identification ;
• des données de contact ;
• des données relatives à la situation personnelle, administrative, professionnelle ou patrimoniale ;
• des données relatives aux préjudices allégués ou aux demandes formulées ;
• le cas échéant, des données sensibles, y compris des données de santé, lorsque le Client les intègre ou les fait traiter dans le cadre des services ;
• des données techniques et de journalisation.

2.4. Catégories de personnes concernées

Les personnes concernées peuvent notamment être :

• les utilisateurs du service ;
• les personnes concernées par les dossiers traités pour le compte du Client ;
• les professionnels, partenaires ou intervenants associés aux dossiers ;
• les personnels habilités du Client.

Les paramètres détaillés du traitement sont précisés en Annexe 1 – Description des traitements.

Article 3. Obligations de CONSEILMED en qualité de sous-traitant

CONSEILMED s'engage à :

3.1. Traitement sur instruction

Traiter les données à caractère personnel uniquement sur instruction documentée du Client, y compris en ce qui concerne les transferts de données, sauf obligation légale contraire à laquelle CONSEILMED serait soumise. Dans une telle hypothèse, CONSEILMED informe le Client avant le traitement, sauf interdiction légale.

Si CONSEILMED considère qu'une instruction constitue une violation de la réglementation applicable, elle en informe le Client dans les meilleurs délais.

3.2. Limitation de finalité

Ne traiter les données qu'aux seules fins de l'exécution des services confiés et dans les limites du contrat principal, du présent DPA et des instructions documentées du Client.

3.3. Confidentialité

Garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées. CONSEILMED veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données :

• soient soumises à une obligation contractuelle ou légale de confidentialité ;
• aient accès aux seules données strictement nécessaires ;
• soient sensibilisées aux exigences applicables en matière de protection des données.

3.4. Sécurité

Mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées au sens de l'article 32 du RGPD afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque, en tenant compte notamment :

• de la nature des données traitées ;
• du contexte et des finalités du traitement ;
• des risques pour les droits et libertés des personnes ;
• de la sensibilité particulière des données lorsque des données sensibles, y compris de santé, sont concernées.

Ces mesures sont précisées en Annexe 2 – Mesures de sécurité.

3.5. Protection des données dès la conception

Prendre en compte, pour ses outils, services et évolutions techniques, les principes de protection des données dès la conception et par défaut, dans la limite de son rôle de sous-traitant.

3.6. Assistance

CONSEILMED assiste le Client, dans la mesure du raisonnable et compte tenu de la nature du traitement et des informations disponibles, pour lui permettre de satisfaire à ses obligations légales, notamment en matière :

• de sécurité du traitement ;
• de notification des violations de données ;
• d'analyses d'impact relatives à la protection des données ;
• de consultation préalable de l'autorité de contrôle ;
• de gestion des demandes d'exercice de droits.

Cette assistance inclut notamment la mise à disposition d'informations pertinentes, la coopération raisonnable et la mise en œuvre de mesures techniques permettant au Client de répondre à ses obligations.

3.7. Violations de données

CONSEILMED notifie au Client toute violation de données à caractère personnel dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance, et dans un délai de 12h.

Cette notification comprend, dans la mesure du possible :

• la description de la nature de la violation ;
• les catégories et le volume de données concernées ;
• les conséquences probables ;
• les mesures prises ou proposées pour remédier à la violation.

3.8. Documentation et coopération

Mettre à disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations du présent DPA et permettre la réalisation d'audits ou d'inspections dans les conditions prévues à l'article 10.

Article 4. Obligations du Client en qualité de responsable de traitement

Le Client s'engage à :

• déterminer la base légale et les finalités des traitements ;
• s'assurer de la licéité, de la loyauté et de la transparence des traitements qu'il met en œuvre notamment en fournissant aux personnes concernées une information conforme aux articles 13 et 14 du RGPD, incluant le recours à CONSEILMED en qualité de sous-traitant et en recueillant leur consentement lorsque nécessaire ;
• fournir à CONSEILMED des instructions documentées, licites, suffisamment précises et à jour ;
• ne transmettre que les données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire ;
• répondre aux demandes d'exercice de droits, avec l'assistance de CONSEILMED lorsque cela est nécessaire ;
• réaliser, le cas échéant, les analyses d'impact requises ;
• informer les personnes de l'existence de traitements automatisés ou d'outils d'intelligence artificielle le cas échéant ;
• définir et documenter les durées de conservation applicables, notamment via les statuts de traitement (en cours, clos, archivage) ;
• documenter ses choix et sa conformité.

Le Client demeure seul responsable des traitements qu'il détermine et des décisions qu'il prend en qualité de responsable de traitement.

Article 5. Sous-traitance ultérieure

Le Client autorise CONSEILMED à recourir à des sous-traitants ultérieurs pour des activités de traitement spécifiques, dans le cadre d'une autorisation générale.

À ce titre, CONSEILMED s'engage à :

• informer le Client de tout ajout ou remplacement envisagé d'un sous-traitant ultérieur ;
• mettre à disposition les informations pertinentes sur ce changement ;
• laisser au Client un délai raisonnable pour formuler une objection motivée ;
• imposer au sous-traitant ultérieur, par contrat écrit, des obligations au moins équivalentes à celles prévues au présent DPA ;
• demeurer responsable à l'égard du Client de l'exécution des obligations du sous-traitant ultérieur.

Ce mécanisme d'autorisation générale avec droit d'opposition correspond à l'une des options expressément prévues par la CNIL dans ses clauses de sous-traitance.

La liste des sous-traitants ultérieurs autorisés au jour de la conclusion du présent DPA figure en Annexe 3 – Sous-traitants ultérieurs.

Article 6. Exercice des droits des personnes concernées

Le Client demeure responsable du traitement des demandes d'exercice des droits des personnes concernées.

Lorsque CONSEILMED reçoit directement une telle demande concernant un traitement réalisé pour le compte du Client, elle :

• en informe le Client dans les meilleurs délais ;
• n'y répond pas directement, sauf instruction documentée du Client ou obligation légale ;
• coopère avec le Client en mettant à disposition les informations et moyens techniques dont elle dispose afin de lui permettre de répondre dans les délais réglementaires.

Article 7. Données sensibles, données de santé et traitements spécifiques

Lorsque les traitements confiés à CONSEILMED comportent des données sensibles, notamment des données de santé, les parties reconnaissent qu'ils impliquent un niveau de protection renforcé.

Dans ce cadre, CONSEILMED met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la sécurité, la confidentialité et la traçabilité des traitements, et veille à limiter l'accès aux données aux seules personnes habilitées, dans le respect de ses obligations de sous-traitant. Elle s'interdit toute utilisation des données pour ses besoins propres et met en place un cloisonnement adapté.

Lorsque les services impliquent un hébergement de données de santé, il appartient au Client de s'assurer que cette exigence est couverte conformément à la réglementation applicable, notamment via des prestataires certifiés et une documentation contractuelle appropriée.

La plateforme peut proposer des fonctionnalités permettant le recours à des outils d'intelligence artificielle. Il est expressément précisé que leur utilisation relève exclusivement du Client, en sa qualité de responsable de traitement, qui en détermine les finalités et les modalités.

CONSEILMED met à disposition ces fonctionnalités dans le respect des exigences applicables, sans intervenir dans la détermination des finalités ni des modalités d'utilisation, qui relèvent de la seule responsabilité du Client.

Le Sous-traitant assiste le Responsable de traitement, conformément à l'article 28 du RGPD, dans le respect de ses obligations, notamment en lui fournissant les informations utiles relatives aux mesures de sécurité mises en œuvre et aux fonctionnalités proposées.

Il est rappelé que le Responsable de traitement demeure seul responsable de la licéité des traitements, du choix des finalités, des données utilisées ainsi que du respect de ses obligations réglementaires.

Article 7 bis — Fonctionnalité d'assistance à la rédaction par intelligence artificielle

Objet et instruction. La plateforme met à disposition du Client une fonctionnalité facultative d'assistance à la rédaction. Son activation et son utilisation par les Utilisateurs habilités du Client valent instruction documentée au sens de l'article 3.1. En l'absence d'utilisation, aucune donnée n'est transmise au service d'intelligence artificielle. La fonctionnalité peut être désactivée pour tout ou partie des Utilisateurs sur demande du Client.

Sous-traitant ultérieur. Le traitement est réalisé par le fournisseur identifié à l'Annexe 3, dans les conditions et sur la localisation qui y figurent. Ce recours s'inscrit dans l'autorisation générale prévue à l'article 5 et ouvre au Client le droit d'objection qui y est défini.

Données transmises. Sont transmis les seuls éléments sélectionnés par l'Utilisateur au sein d'un dossier. La plateforme met à disposition une fonction de retrait des identifiants directs ; cette fonction ne couvre pas l'ensemble des flux, notamment lorsque des documents sont transmis dans leur intégralité. Les données transmises peuvent en conséquence demeurer indirectement identifiantes : elles constituent des données à caractère personnel et demeurent soumises au RGPD. Il appartient à l'Utilisateur de vérifier les éléments avant transmission.

CONSEILMED garantit que les données transmises ne sont pas utilisées pour entraîner ou améliorer les modèles du fournisseur, que les traitements sont réalisés au sein de l'EEE sans transfert ni accès depuis un pays tiers, et que la conservation des requêtes et des résultats est limitée dans les conditions de l'Annexe 5.

Absence de décision automatisée. La fonctionnalité produit un projet de document. Elle ne prend aucune décision et ne constitue pas une décision individuelle automatisée au sens de l'article 22 du RGPD. Le contenu généré doit être relu, corrigé et validé par un professionnel avant toute utilisation ; le Client demeure responsable de son contenu.

Traçabilité. L'utilisation de la fonctionnalité fait l'objet d'une journalisation portant sur l'événement et non sur le contenu des requêtes, dans les conditions de l'Annexe 2.

Suppression. Les requêtes et les résultats sont supprimés dans les conditions de l'Annexe 5 et, en tout état de cause, à l'issue du contrat conformément à l'article 11.

Article 8. Transferts de données

Les données sont traitées, au sein de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen.

Tout transfert vers un pays tiers ou une organisation internationale intervenant dans le cadre des services ou pour le compte du Client fait l'objet de garanties appropriées conformément au RGPD, incluant le recours aux clauses contractuelles types ou au Data Privacy Framework lorsque applicable.

Article 9. Analyse d'impact relative à la protection des données (AIPD)

Le Client demeure seul responsable de déterminer si les traitements qu'il met en œuvre nécessitent la réalisation d'une AIPD.

CONSEILMED met à disposition, dans le cadre de son obligation d'assistance, un document intitulé « AIPD – Sous-traitant CONSEILMED », destiné à fournir au Client les informations techniques et organisationnelles utiles à sa propre analyse.

Ce document ne constitue pas une AIPD complète et ne se substitue pas à l'obligation propre du Client.

Article 10. Audit et démonstration de conformité

CONSEILMED met à disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations.

Sous réserve d'un préavis raisonnable, d'une fréquence compatible avec les nécessités d'exploitation, d'un périmètre strictement limité aux traitements réalisés pour le compte du Client, et sous réserve de confidentialité, le Client peut procéder, directement ou par un auditeur indépendant non concurrent, à un audit du respect du présent DPA.

Les audits ne doivent pas perturber de manière disproportionnée l'activité de CONSEILMED ni porter atteinte à la sécurité ou à la confidentialité des données d'autres clients, des secrets d'affaires ou des mesures de sécurité.

Article 11. Sort des données à l'issue du contrat

CONSEILMED, en sa qualité de sous-traitant, n'a pas vocation à conserver les données à caractère personnel au-delà de la durée de la relation contractuelle avec le Client, sauf obligation légale ou réglementaire contraire.

À ce titre, le Client est informé qu'il lui appartient d'anticiper la fin de la relation contractuelle et de procéder, le cas échéant, à la récupération des données de son compte, les fonctionnalités techniques mises à disposition par CONSEILMED permettant l'export des données pendant la durée du contrat.

À l'issue du contrat, pour quelque cause que ce soit, les données associées au compte du Client sont supprimées dans un délai raisonnable, incluant les environnements actifs, sauf lorsque leur conservation est requise en vertu d'une obligation légale ou nécessaire à la gestion de sauvegardes temporaires ou de journaux de sécurité.

Dans ce cas, les données résiduelles sont conservées de manière sécurisée et supprimées selon les cycles normaux de purge.

Sur demande du Client formulée avant la clôture effective du compte, CONSEILMED peut procéder à la restitution des données dans un format structuré et exploitable.

À l'issue de ces opérations, CONSEILMED peut, sur demande, attester de la suppression des données.

Article 12. Réutilisation encadrée des données confiées – Finalités propres du Sous-traitant

CONSEILMED ne conserve ni n'utilise les données pour ses propres finalités.

Article 13. Durée

Le présent DPA prend effet à compter de son entrée en vigueur avec le contrat principal et demeure applicable pendant toute la durée des traitements réalisés par CONSEILMED pour le compte du Client.

Les stipulations qui, par leur nature, ont vocation à survivre à l'extinction du contrat principal, notamment celles relatives à la confidentialité, à la responsabilité, aux audits et au sort des données, demeurent applicables aussi longtemps que nécessaire.

Article 14. Responsabilité

Chaque partie est responsable des obligations qui lui incombent en vertu de la réglementation applicable et du présent DPA.

CONSEILMED ne peut être tenue responsable des traitements :

• déterminés par le Client en dehors du cadre contractuel ;
• réalisés sur la base d'instructions illicites, incomplètes ou contraires à la réglementation, dès lors qu'elle en a informé le Client lorsqu'elle pouvait raisonnablement identifier l'irrégularité ;
• rendus non conformes du fait d'un manquement propre du Client à ses obligations de responsable de traitement.

Le Client garantit CONSEILMED contre toute réclamation, action ou condamnation résultant d'un manquement imputable au Client à ses obligations de responsable de traitement.

La responsabilité globale de CONSEILMED demeure, en tout état de cause, soumise aux limitations prévues par le contrat principal, sauf dispositions impératives contraires.

Article 15. Hiérarchie contractuelle

Le présent DPA complète le contrat principal conclu entre les parties.

En cas de contradiction entre le présent DPA et les autres stipulations contractuelles portant sur les traitements de données à caractère personnel réalisés par CONSEILMED pour le compte du Client, le présent DPA prévaut.

Les annexes au présent DPA peuvent être mises à jour afin de refléter l'évolution des traitements, des mesures de sécurité ou des sous-traitants ultérieurs, sous réserve de ne pas contredire les stipulations substantielles du présent DPA. La CNIL rappelle que les clauses contractuelles types peuvent être intégrées à un contrat plus large et complétées par des garanties supplémentaires, sans les contredire.

Annexe 1 – Description des traitements

1. Identification

• Responsable de traitement : Le client tel que désigné dans les documents contractuels
• Sous-traitant : CONSEILMED
• Service concerné : services fournis via indemnisation.com
• Date de mise en œuvre : Dès l'entrée en relation contractuelle et à la première mise à disposition des services proposés par CONSEILMED.

2. Finalités

• réception et traitement des demandes ;
• gestion et suivi de dossiers ;
• mise en relation avec des partenaires ou intervenants ;
• organisation, centralisation et conservation des informations utiles à la prestation ;
• gestion technique et opérationnelle des services.

3. Nature des opérations

• collecte ;
• enregistrement ;
• organisation ;
• consultation ;
• hébergement ;
• conservation ;
• transmission ;
• suppression ;
• restitution.

4. Catégories de données

• données d'identification ;
• données de contact ;
• données relatives à la situation personnelle, administrative ou professionnelle ;
• données relatives aux demandes, réclamations ou préjudices ;
• le cas échéant, données sensibles, y compris données de santé ;
• données techniques et journaux d'accès.

5. Catégories de personnes concernées

• utilisateurs ;
• personnes concernées par les dossiers ;
• partenaires ou intervenants ;
• personnels habilités du Client.

6. Destinataires

• personnels habilités du Client ;
• personnels habilités de CONSEILMED ;
• partenaires ou intervenants désignés par le Client ;
• sous-traitants techniques autorisés.

7. Durées

Les durées de conservation sont déterminées par le Client en qualité de responsable de traitement, sauf durée technique ou légale spécifique applicable à certains journaux ou sauvegardes.

8. Localisation

Données hébergées dans l'Union européenne / EEE, sauf encadrement spécifique conforme à la réglementation applicable.

Annexe 2 – Mesures de sécurité

CONSEILMED met en œuvre, selon l'état de l'art et les risques identifiés, des mesures relevant notamment des catégories suivantes :

• gestion des habilitations et contrôle des accès ;
• authentification sécurisée ;
• chiffrement ou protection des flux et, selon les cas, des données stockées ;
• journalisation et traçabilité ;
• cloisonnement logique ;
• sauvegardes et continuité d'activité ;
• procédures de gestion des incidents ;
• sensibilisation du personnel ;
• revue périodique des mesures de sécurité.

Annexe 3 – Sous-traitants ultérieurs

FREE PRO SAS, 3 rue Paul Brutus, 13015 Marseille, RCS Marseille 439 099 656

Hébergement de la plateforme et sauvegarde

HDS v2, certificat AFNOR n° 2019/84203.11

CLOUD ADVICE SAS, 3 chemin de l'Industrie, 69570 Dardilly

Administration et exploitation du SI — activité HDS 5

Certificat HDS V2.0, activité 5, CT-HDS-092024-0CU00372

GOOGLE CLOUD EMEA LIMITED

Assistance à la rédaction — Vertex AI Région europe-west9 (Paris)

HDS v2, certificat EY CertifyPoint n° 2022-013, couvert pour les activités 1 à 5 · Cloud Data Processing Addendum · absence d'utilisation des données pour l'entraînement

Annexe 4 – Exigences renforcées pour les données sensibles

Lorsque le Client confie à CONSEILMED des traitements portant sur des données sensibles, y compris de santé, les mesures renforcées applicables sont précisées dans cette annexe, notamment :

• restriction stricte des accès ;
• cloisonnement renforcé ;
• journalisation adaptée ;
• sensibilisation spécifique ;
• procédures renforcées de gestion des incidents ;
• exigences particulières d'hébergement ou d'infrastructure, lorsque nécessaires ;
• sensibilisation de son personnel aux bonnes pratiques à adopter afin de garantir la sécurité et la confidentialité des données sous la responsabilité du médecin référent.

Annexe 5 – Fournisseur d'IA